河北科技师范学院合同管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步完善合同管理制度，规范学校对外签订合同的行为，维护学校合法权益，推进依法治校，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同，是指签订方中任何一方为“河北科技师范学院”的合同或协议。
第三条 任何合同的签订必须履行相应的审批程序。学校任何组织或个人必须按照本办法规定草拟合同、通过合同审查程序并经过有效授权，方可代表学校签订合同。学校任何组织和个人未经授权或未经本办法规定的管理程序，均不得以河北科技师范学院及其内设机构的名义对外签订合同。
第四条 学校法定代表人或其委托代理人、分管校领导、合同承办单位行政主要负责人(职能部门负责人)、科研项目负责人，按照规定权限是有权代表学校签订合同的个人。
学校刻印“河北科技师范学院合同专用章”，作为签订经济类合同专用，经学校授权由校长办公室管理。
法律、法规或其他规范性文件对组织、人事、科研等特殊类型合同用章有特殊规定的，从其规定。
第五条 学校对合同的草拟、审查、签订、履行（包括变更和解除）、归档等进行全过程管理（附件1）。
第六条 合同应明确承办单位和承办人。合同承办单位，是指学校内直接享受合同权利或履行合同义务的各单位、各部门，是合同管理的第一责任单位。合同承办人，是指具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。
第二章 合同的草拟
第七条 合同承办单位负责草拟合同文本。
第八条 合同文本的拟定，必须经过集体研究，行政主要负责人负责对合同的可行性、必要性、合理性等内容进行审查，并签订明确意见（附件2）。需要集中招标、采购的项目合同，应按照前置性原则，在采购项目论证过程中要对相关合同的关键内容一并进行研究，并体现在招标文件之中。
对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同事项，应当组织法律、技术、财会等工作人员参与论证或谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。论证和谈判过程中的重要事项和参与人员的主要意见，须书面记录并妥善保管。属于三重一大事项，按照相关规定办理。
第九条 承办人应积极争取由我方草拟文本，主导合同的谈判和订立，确保最大限度实现学校权益。确有必要由对方草拟的，应就合同条款积极进行谈判、严格审查合同内容，维护学校权益。承办人应对合同文本的完整性、一致性、可行性和合法性负责。
第三章 合同的审查
第十条 合同审查程序是指在合同签订前，由审查部门对合同文本进行审查的程序。
第十一条 审查部门是指在职权范围内，在合同签订前对合同文本进行审查的学校职能部门，包括归口部门、法务部门。审核部门应当认真审查，以确保所签订的合同能够最大限度地确保学校的利益、内容能够得以执行、最大限度降低法律风险。
审查部门审查完毕后，应当出具书面审查意见。
第十二条 归口部门是指对合同内容进行实质性审查，确认合同权利义务内容能够得到执行、不违反相应管理规定的学校职能部门。其按照业务职责范围归口审查合同。
合同内容涉及到两个或两个以上归口部门的业务或职能的，根据合同性质或主要条款确定牵头部门。
第十三条 归口部门应严格审查对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等，并注意收集、保存相关资料。而后归口部门应将报请签订合同请示连同合同文本（除统一认证通过的采购合同）等材料报送校长办公室，由校长办公室（法制办）组织法律风险审查并无法律修改意见后，报送校领导审批。报请审批合同必须提交佐证材料，说明拟订合同的目的、过程。
第十四条 校长办公室（法制办）收到合同审查卷宗后，一般应在2个工作日内报送法律顾问对合同进行法律风险审查并出具书面审查意见。
第四章 合同的签订
第十五条 学校法定代表人（校长）或委托人签订金额100万元以上的经济合同以及涉及学校发展的重大合同。分管校领导签订法定代表人（校长）授权范围内的合同和经校长批准的100万元以下的经济合同，分管权限范围内的合同。校级领导签订合同，一般实行职务对等原则。
第十六条 除了第十五条规定的签订范围外，二级单位行政主要负责人签订职责范围内有关合同。根据工作需要，法定代表人（校长）可授权二级单位负责人签订有关合同。具体情况如下：
（一）科研处处长签订科研方面的合同：主要包括在科研活动过程中签订的校地、校企科技合作、科研示范基地等合同。
（二）人事处处长签订人事与劳动方面的合同：主要包括以建立、解除劳动关系或人事管理为主要内容的合同。
（三）教务处处长签订本科教育方面的合同：主要包括在人才培养过程中签订的各类合作办学、教学实验室共建、培训、课程（课件、教材）开发、社会实践（服务）、实践实习基地等合同。
（四）研究生部主任签订研究生教育方面的合同：主要包括在研究生人才培养过程中签订的各类合作办学、教学实验室共建、培训、课程（课件、教材）开发、社会实践（服务）、实践实习基地等合同。
（五）继续教育学院院长签订成人教育合同：主要包括远程教育及成人教育相关的培训合同。
（六）后勤与国有资产管理处处长签订有关国有资产、后勤服务、基建方面的合同，主要包括商标使用许可合同;仪器设备租赁和不动产买卖、租赁合同：涉及学校的仪器设备对外租赁和不动产买卖、租赁的合同;与学校基本建设相关的工程规划、设计、监理和施工、修缮等合同。
（七）国际合作与交流处处长签订外国人员聘用等合同。
（八）合同承办单位行政主要负责人签订经学校统一论证的采购合同、校领导审批同意后的采购合同：主要包括购买仪器设备、办公用品、耗材、图书等商品的合同；会议、培训、物业管理、保洁、保安等服务的合同；签订制式合同、续约合同。
（九）科研项目负责人签订其科研项目范围内的技术开发、转让或服务、咨询合同，以及技术产品、专利转让，设备销售合同，使用项目经费的采购合同等。
以上未约定的合同事项，按照业务和职权范围，由校领导研究确定签订人。
第十七条法律、行政法规有明确规定的，应依其规定办理合同批准、登记等手续。
第十八条 合同章应在合同签章处加盖，并骑缝加盖；合同有附件的，应连同附件一并骑缝加盖。
第五章 合同的履行、变更和解除
第十九条 合同承办单位负责对合同的履行情况进行监督、向归口部门提出验收申请，并配合归口部门组织验收。
第二十条 合同承办人以及合同承办单位应实时监控合同履行过程。出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施：
（一）合同签订的基础条件（立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素）已经发生变化的；
（二）对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；
（三）发生不可抗力的；
（四）对方当事人已违反合同约定，或有足够的证据表明其可能存在违约行为的；
（五）合同履行发生争议的。
第二十一条 对于重大合同，承办单位应在发现履行异常2日内及时告知归口部门。出现财务异常情况的，还应同时向财务处反映。
承办人在向对方当事人发出或签收、确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应事先与校长办公室（法制办）沟通，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。
第二十二条 合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办人应及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约。
第二十三条 合同变更或解除的，应当符合法定或约定条件。变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限内做出。变更或解除合同应当采用书面形式。
第二十四条 重大合同签约时的条件发生变化，继续履行将给学校造成损害的，承办人应当及时上报学校。
承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函或电报后，应当及时上报学校。学校由归口部门组织合同承办单位、承办人和相关部门研究，并采取相关措施。
第二十五条 合同执行过程中出现变更、中止事项，承办人应当及时报告归口部门，由归口部门组织合同承办单位、承办人和相关部门研究出具处理意见，并经校领导审批，与对方当事人协商一致，重新履行程序或者解除合同；协商不一致的，采取仲裁、诉讼程序。
第二十六条 合同归口部门可以随时检查合同的履行情况，对合同履行过程中的各个环节及时跟踪、检查。
第六章 合同的归档
第二十七条 合同订立后，合同承办人将合同原件（一份）送交校长办公室（法制办）备案，统一保管，按照年度整理后，交档案馆归档保存。合同承办单位（科研项目组）另存一份原件（或复印件）以便监督执行。
第二十八条 合同谈判、签订、履行至终结的全周期内双方互致的信件、传真、电子数据和电子邮件等资料，是确认双方权利义务的重要凭证，承办人应负责收集、整理和保存。
第二十九条 校长办公室（法制办）对备案的学校各类合同的签订、执行情况进行监管，以学期为单位汇总学校全部合同详情，并形成电子检索信息备查。
第七章 责任追究
第三十条未经授权私自订立合同的，依照有关规定追究责任人的行政责任和经济责任；触犯法律的，依法移送司法机关处理。
第三十一条订立、履行合同过程中，因不负责任造成学校损失的，依照有关规定逐级追究责任人的行政责任和经济责任；触犯法律的，依法移送司法机关处理。
第三十二条泄露合同秘密或学校商业秘密的，依照有关规定追究责任人的行政责任和经济责任；触犯法律的，依法移送司法机关处理。
第八章 附则
第三十三条本办法由校长办公室（法制办）负责解释。
第三十四条 本办法自公布之日起施行，原《河北科技师范学院合同管理办法》（校办字〔2015〕21号）同时废止。
附件1
河北科技师范学院合同管理流程图
归口部门签订正式合同并交校长办公室（法制办）一份存档
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附件2
河北科技师范学院合同/协议呈批笺
登记时间： 年 月 日 编号：
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呈送单位
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办结时间
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年 月 日
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合同名称
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领导批示
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党办校办拟办意见
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法律顾问意见
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签字
盖章 年 月 日
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建设采购中心意见
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签字
盖章 年 月 日
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会签部门意见
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职能部门意见
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签字
盖章 年 月 日
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呈送部门（单位）的情况说明附后。
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合同呈送部门（单位）情况说明表
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【请填写以下内容及前表中“呈送单位”“合同名称”栏】
1.订立合同的目的、意义：
2.论证审查过程及结论：（含论证专家）
3.通过程序：（会议时间、名称、参加人员）
4.提请事项：
行政负责人签字： 部门（单位）盖章
年 月 日
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注：1.合同名称应当表述如：“河北科技师范学院与XXX关于XXX的合同/协议”。
2.需要经过招标采购的，须有建设采购中心签订意见;不需要招标采购的，
要说明标的提出的依据或原则。
3.此表A4纸正反打印。
4.请将合同文本另附。
5.本表是合同签订用印的基本依据。
